Adjoint(e) aux programmes et à l’administration

Service des finances et de l’administration, temps plein (100 % ETP, 35 heures par semaine) | Poste basé à Ottawa, avec possibilité de télétravail ponctuel | Poste syndiqué | Salaire de départ (70 629,14$ – Échelon 2, niveau 1)

À propos du poste

SeedChange est à la recherche d’un(e) adjoint(e) aux programmes et à l’administration très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour se joindre à notre équipe des finances et de l’administration. Ce poste s’adresse à une personne qui aime véritablement mettre de l’ordre dans la complexité — une personne capable de jongler avec de multiples échéances, de garder des dizaines d’éléments en mouvement sur la bonne voie et de s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Vous jouerez un rôle central dans le soutien aux programmes, aux partenaires, au personnel et à la direction de SeedChange

— qu’il s’agisse de coordonner les rapports financiers trimestriels avec nos partenaires internationaux, d’organiser les déplacements et les événements, de tenir à jour notre base de données des donateurs ou encore d’appuyer les ressources humaines et les opérations administratives. Si vous aimez le cadre structuré, que vous mettez un point d’honneur à la précision et que vous souhaitez que votre travail contribue directement à renforcer une organisation qui travaille avec des partenaires à l’échelle internationale et partout au Canada, nous serions ravis de vous rencontrer.

Sous la supervision de l’adjoint(e) de direction principal(e), vous travaillerez en étroite collaboration avec le personnel et les partenaires des programmes canadiens et internationaux de SeedChange.

Vos responsabilités

Administration des programmes et des partenaires (25 %) Coordonner le processus de rapports financiers trimestriels (RFT) de A à Z — suivre les échéances, aider les partenaires en leur fournissant des modèles et des conseils, vérifier que les soumissions sont complètes, assurer le suivi des lacunes et compiler les dossiers finaux à l’intention du personnel des finances et des programmes. Vous contribuerez également à l’administration générale des programmes : dossiers, rapports, présentations et logistique pour les visites de partenaires et les ateliers.

Logistiquedesdéplacements,desréunionsetdesévénements(15%)Organiser la logistique des réunions, des ateliers, des conférences et des événements — réserver les salles, organiser les déplacements, préparer le matériel et assurer la liaison avec les fournisseurs et les agences de voyage, y compris pour les activités des programmes internationaux.

Collecte de fonds et gestion de la base de données des donateurs (15 %) Assurer l’exactitude et la mise à jour de notre base de données des donateurs : mettre à jour les dossiers, effectuer des vérifications de la qualité des données, préparer des listes d’envoi et des rapports, et soutenir le personnel chargé de la collecte de fonds dans ses tâches administratives courantes.

Administrationgénéraleetdebureau(15%)Agir à titre de personne-ressource pour les demandes d’information concernant l’organisation, assurer le bon fonctionnement du bureau, gérer les fournitures et les relations avec les fournisseurs, et contribuer à la gestion des documents et à la conservation des dossiers.

Administrationdesressourceshumaines(15%)Soutenir les processus d’intégration et de départ, tenir à jour les dossiers du personnel et aider à coordonner la logistique du recrutement, la formation et les activités d’engagement du personnel.

Systèmesorganisationnels,coordinationinformatiqueetremplacemententreéquipes(15%)Tenir à jour les inventaires de l’équipement et des logiciels, assurer la liaison avec les fournisseurs de services informatiques, contribuer à la documentation des processus et assurer le remplacement administratif entre les équipes au besoin.

Ce que vous apportez

• Formation postsecondaire en administration, en gestion d’entreprise ou en administration de programmes

— ou expérience équivalente

• Au moins 3 ans d’expérience en soutien aux programmes ou en administration de projets
• Expérience en coordination de processus impliquant de multiples échéances, parties prenantes et exigences en matière de documentation
• Expérience dans l’organisation de réunions, d’événements et de déplacements nationaux et internationaux
• Expérience en gestion de bases de données ou de systèmes d’information administratifs
• Excellentes compétences en organisation, en planification et en gestion du temps, avec un souci du détail exceptionnel
• Solides aptitudes interpersonnelles et de communication — vous êtes capable d’assurer un suivi clair, respectueux et persévérant
• Aisance avec les feuilles de calcul, les modèles de rapports et les registres détaillés
• Maîtrise de Google Workspace et de Microsoft Office 365 (en particulier Excel, Outlook, Word, Teams et SharePoint)
• Bon jugement quant au moment de faire remonter les problèmes, et capacité à traiter les renseignements confidentiels de manière appropriée
• Un style de travail collaboratif et autonome, ainsi qu’un engagement envers l’équité, l’inclusion et des pratiques respectueuses en milieu de travail
• Engagement envers la mission et les valeurs de SeedChange

Atouts:

• Expérience des processus de rapports relatifs aux subventions, aux partenaires ou aux finances
• Expérience dans le soutien de programmes ou de partenaires internationaux répartis sur plusieurs fuseaux horaires
• Expérience dans le secteur des organismes sans but lucratif ou du développement international
• Maîtrise du français
• Expérience avec DonorPerfect ou un logiciel similaire de gestion de bases de données pour la collecte de fonds
• Connaissance des enjeux liés à la souveraineté alimentaire, à l’agriculture durable, à la justice climatique ou à la coopération internationale

Conditions de travail

Il s’agit d’un poste basé au bureau d’Ottawa, avec une flexibilité de télétravail ponctuelle. Le poste implique une utilisation intensive d’outils administratifs numériques, des communications régulières avec des collègues et partenaires canadiens et internationaux répartis dans différents fuseaux horaires, ainsi que des déplacements occasionnels et des tâches physiques légères (p. ex., déplacer des fournitures de bureau ou de l’équipement). Une certaine flexibilité dans l’horaire de travail pourrait être requise pour soutenir les partenaires internationaux ou mener à bien des activités urgentes.

Comment savoir si vous réussissez

Vous saurez que vous excellez dans ce rôle lorsque les soumissions des rapports trimestriels (QFR) des partenaires seront suivies et complètes, que les événements et les déplacements se dérouleront sans heurts avec un minimum de contretemps de dernière minute, que les dossiers des donateurs seront à jour et fiables, et que le personnel et les partenaires s’adresseront à vous en sachant qu’ils obtiendront un soutien professionnel en temps opportun.

SeedChanges’engageàcréerunmilieudetravailinclusifetéquitable.Nousencourageonslescandidaturesde personnes de tous horizons et de toutes expériences.

Pourpostuler:https://weseedchange.bamboohr.com/careers/41 avant le 20 septembre 2026 à 23 h 59 (heure de l’Est).